Lorsque j’étais consultant pour de grandes banques, il m’arrivait souvent de participer à des réunions rassemblant 10 à 25 personnes. Je me souviens d’un projet en particulier où le responsable du département était présent à toutes les réunions et passait ses journées à courir d’une réunion à l’autre.

Il arrivait très tôt le matin pour traiter ses premiers mails avant le début des réunions et partait tard le soir pour faire tout ce qu’il n’avait pas pu achever durant la journée.

Pendant les réunions, tout en suivant d’une oreille ce qui se disait, il passait son temps sur son BlackBerry, sortait souvent bruyamment pour répondre à un appel téléphonique et entre les mails et les coups de fils faisait des remarques acerbes à toute personne qui ne faisait pas le boulot comme il l’entendait. Ambiance… Il avait cependant la réputation d’être un manager compétent, intelligent, bosseur. Il était craint.

Aujourd’hui, avec le recul, je pense qu’il aurait pu être trois fois plus efficace en travaillant trois fois moins.

Les trois conseils que je voudrais lui donner sont les suivants :

1. Faire une seule chose à la fois

Ma femme me dit souvent que je ne sais faire qu’une seule chose à la fois. A quoi je lui réponds qu’elle a raison, mais que je le fais bien.

Pour accomplir une tâche efficacement et pouvoir y donner le meilleur de soi-même, il faut de la concentration, du focus. Atteindre un bon niveau de concentration, demande un certain temps, cela ne se fait pas en 5 secondes, cela nécessite un échauffement. Chaque distraction oblige à repasser par la phase d’échauffement pour arriver au niveau de concentration requis pour être efficace, créatif et productif.

Faire une seule chose à la fois et créer les conditions qui éviteront toutes les perturbations permettront de ne devoir passer par ce temps d’échauffement qu’une seule fois. Cette approche permet d’aller toujours plus loin et plus profondément dans la réalisation de cette tâche unique. Essayez : votre créativité et votre niveau de productivité vous étonneront.

2. Faire confiance

Si je me sens obligé de participer à toutes les réunions de mon département, c’est probablement que j’ai un besoin de tout contrôler, que je manque de confiance. Or, plus je participe à ces réunions, moins j’encourage mes collaborateurs à prendre des responsabilités, car je suis toujours là pour leur dire ce qu’ils peuvent et doivent faire, plus ils comptent sur moi pour tout décider… C’est un cercle vicieux.

Faire confiance c’est accepter que l’autre fasse les choses différemment de ce que j’ai en tête et c’est aussi accepter que l’autre puisse se tromper. Certains managers n’arrivent pas à admettre ces deux principes. Dans ce cas, je ne peux que leur conseiller d’aller voir un bon coach pour changer la méfiance en confiance, ce qui aura non seulement pour conséquence de libérer du temps pour le manager, mais décuplera également l’efficacité et la créativité de ses équipes.

3. Jouer la transparence

Pour pouvoir faire confiance, il faut que règne la transparence.

Il y a quelques mois, le patron d’une PME me disait qu’il avait remarqué que ses collaborateurs lui cachaient des choses. Je lui avais répondu par deux questions :

1. « Et vous, que leur cachez-vous ? »
2. « Que risquent-ils s’ils vous disent la vérité, par exemple quand ils se sont trompés ? »

Faire confiance, ce n’est pas fermer les yeux. Pour pouvoir faire confiance, il faut une grande clarté sur ce qui se passe. Les entreprises que je connais qui vivent cette confiance ont mis en place des outils informatiques qui permettent de savoir ce qui se passe dans l’entreprise. Dans ces entreprises, tout le monde à accès à l’ensemble des informations de sorte que chacun a le pouvoir de réagir s’il voit qu’un des indicateurs révèle un problème présent ou futur.

C’est comme en voiture ; je fais confiance à mon véhicule parce que j’ai un tableau de bord qui m’indique ce qui se passe et me préviens en cas d’anomalie réelle ou potentielle.

Si je cache des informations à mes collaborateurs, il y a de fortes chances qu’ils fassent de même dans l’autre sens.

Si au lieu de la remercier et de la féliciter pour son honnêteté et sa transparence, j’engueule toute personne qui vient me dire qu’elle a commis une erreur, il est évident que les erreurs me seront cachées.

En résumé pour travailler trois fois plus vite, faites une seule chose à la fois et instaurez un climat de confiance et de transparence.

Un outil pour changer

A la fin de chaque journée, décidez d’une tâche importante que vous voulez réaliser le lendemain. Pas une tâche routinière, mais une tâche à haute valeur ajoutée pour vous ou votre entreprise.

Le lendemain matin, commencez votre journée de travail :

• Sans ouvrir votre mail ;
• Sans ouvrir Internet ;
• En coupant votre téléphone et les sonneries des réseaux sociaux et autres applis de communication ;
• Si possible, isolez-vous à un endroit où vous ne serez pas dérangé.

Ensuite consacrez une heure (ou plus) à la tâche que vous avez choisie la veille. Quand l’heure est passée, alors seulement, traitez vos mails du jour, branchez votre téléphone… Vous verrez, vous accomplirez en une heure beaucoup plus de travail que ce que vous auriez imaginé.

A force de croire que l’essentiel est de s’occuper de l’urgent, j’oublie qu’il est urgent de m’occuper de l’essentiel.

Pour aller plus loin : Zen to Done – Léo Babauta

Il existe de nombreux systèmes d’organisation. Un des plus célèbres est celui de David Allen expliqué dans son best-seller « Getting Things Done ». Ces systèmes sont souvent assez lourds et complexes à mettre en œuvre. Dans son livre « Zen to Done », Léo Babauta s’est largement inspiré de David Allen et d’autres, en proposant une méthode simplifiée basée sur 10 habitudes à respecter pour être zen et efficace. Son ouvrage est facile à lire et ses habitudes sont simples à mettre en place. Je les pratique depuis que je les ai découvertes, ce qui m’a permis de libérer du temps et de faire beaucoup plus. Voici quelques liens qui vous permettront d’aller plus loin :

• E-book « Zen to Done » complet en format pdf : http://thespinachman.com/wp-content/uploads/2014/02/Zen-To-Done-2-1.pdf (gratuit, 83 pages en anglais)
•  Livre papier disponible sur Amazon (11.22€, 80 pages en anglais)
• Synthèse en français de la méthode sur le blog « Apprendre Vite et Bien » de Cyril Maitre : http://www.apprendre-vite-et-bien.com/presentation-zen-to-done-ztd

Et vous, qu’en pensez-vous ? Quelles sont vos méthodes pour être zen et efficace? Laissez vos commentaires, vos remarques ou vos questions ci-dessous. Je vous répondrai avec grand plaisir.