A chaque fois que je rencontre des managers, je suis étonné du nombre d’entre eux qui ne pratiquent pas de « One to One ». Si vous êtes manager et que vous désirez cultiver les problèmes et en avoir toujours plus, surtout ne lisez pas cet article.

Par contre, si vous aspirez à une autre forme de croissance comme celle de la confiance, de l’authenticité, de l’engagement, de l’innovation et donc de la performance, ce qui suit va vous intéresser.

C’est quoi un « One to One » ?

Certains l’appellent le « 1 à 1 », d’autres parlent de « rencontre individuelle hebdomadaire », pour beaucoup c’est le « One to One ». Quel que soit le nom que vous lui donnez, commençons par éliminer les confusions qui sont bien trop fréquentes.

Le « One to One » n’est pas :

• Un entretien d’évaluation ;
• Une réunion pour gérer des problèmes opérationnels ;
• Une réunion de feedback ;
• Une rencontre informelle pour régler un problème avec un collaborateur.

Si je devais rédiger la carte d’identité du « One to One », voici ce que je dirais :

• Quoi ? Rencontre régulière planifiée entre un manager et un de ses collaborateurs.
• Comment ? Ajustez la fréquence à votre situation (nombre de N-1, besoin de support…) tout en respectant une fréquence minimale d’un « One to One » par quinzaine. En ce qui concerne la durée, prévoyez au moins 20 minutes, 30 si vous pouvez, sans interruption. Lors de la rencontre, si tout est dit après 10 minutes, pas besoin de meubler le temps restant.
• Pourquoi ? Entretien d’une relation de confiance, écoute de la façon dont le collaborateur vit ses rôles et ses tâches, écoute de ses besoins et de ses attentes, écoute de ses difficultés, de ce qui va bien et de ses réussites, expression des attentes et de la vision du manager et échange.

L’essentiel c’est donc bien l’écoute.

Dans nos formations au Management-Humain-Durable, nous abordons l’importance de « cadre relationnel » : que chacun puisse dire ce qu’il vit bien et mal, à la bonne personne, au bon moment et au bon endroit. Cela ne s’improvise pas. Les rencontres informelles et les réunions à la demande sont importantes dans la bonne gestion d’une équipe ou d’une entreprise, mais elles ne suffisent pas. Il s’agit de prévoir des réunions formelles, ni trop, ni trop peu, dont les One to One sont une composante essentielle.

Je n’ai pas le temps…

« Mais Pierre, tu ne te rends pas compte : je passe déjà tout mon temps à courir dans tous les sens. Comment veux-tu que je trouve encore le temps de rencontrer CHAQUE SEMAINE pendant 30 MINUTES mes 8 collaborateurs ?! »

Robert Lemanager

C’est régulièrement ce que me répondent certains clients qui n’organisent pas ces réunions hebdomadaires avec leurs N-1. Ensuite, ils m’expliquent toutes les difficultés qu’ils ont avec leur équipe. Ce qui me permet de glisser que peut-être qu’ils en auraient nettement moins s’ils prenaient le temps du « One to One ».

Le « One to One », c’est avant tout de la médecine préventive. Il permet entre autres d’éviter les fameux « ça, je ne l’avais pas vu venir » quand un de vos collaborateurs remet sa démission.

En tant que manager, j’ai un choix à faire : soit je cours toute la journée pour résoudre tous les problèmes, soit je m’organise pour réduire au maximum les problèmes potentiels et aider mes collaborateurs à résoudre ceux qui surviennent malgré tout. 

En d’autres mots,

soit je suis réactif et je joue au pompier,

soit je suis proactif et je démine le terrain où mes collaborateurs progressent.

Le « One to One » c’est du temps gagné, c’est le meilleur investissement que vous puissiez faire dans votre équipe, c’est le pit stop de vos collaborateurs pour qu’ils repartent de plus belle.

Comment organiser mes « One to One » ?

Fixez un rendez-vous récurrent de 20 ou 30 minutes avec chacun de vos N-1. Faites-en une priorité que vous ne déplacerez que de façon exceptionnelle. Les « One to One » sont sacrés ! Prévoyez un endroit calme où vous ne serez pas dérangé. Coupez votre téléphone, vos mails et autres notifications pour ne pas être dérangé. La qualité de votre présence est essentielle pour créer le climat de confiance nécessaire à un échange authentique.

Prévoyez trois temps :

1. Un temps d’écoute active de votre collaborateur ;
2. Un temps d’expression de votre part ;
3. Un temps d’échange.

Le temps d’écoute est de très loin le plus important : une écoute active, authentique, ouverte, holistique. Vos reformulations, vos questions ouvertes, votre posture bienveillante, votre patience et aussi les silences permettront à votre collaborateur d’exprimer ce qu’il vit et à vous de le rejoindre dans son vécu bien au-delà de ce que vous croyiez avoir compris et de vos suppositions. Que votre écoute soit sans jugement, ouverte à tout ce qui est partagé.  Surtout, ne réagissez pas, ne répondez pas. Il ne s’agit pas de dire si ce qu’il ou elle dit est bien, juste, vrai, intelligent, conforme à ce que vous attendez ou pas. Il s’agit de rejoindre votre collaborateur dans ce qu’il vit, ressent, pense, de se déplacer dans le monde de l’autre ou sur sa montagne, comme nous l’expliquons dans l’article « Transformer les murs qui nous séparent en ponts ».

Parfois le collaborateur hésite à se livrer et se met à évoquer des problèmes opérationnels. Dans ce cas, arrêtez-le, ce n’est pas le moment pour cela. Ici, il s’agit de lui, pas des projets, des missions ou des clients.

Voici quelques questions que vous pourriez utiliser pour lancer ce moment d’écoute :

• Comment te sens-tu dans ton rôle ?
• Comment as-tu vécu cette semaine ?
• Qu’est-ce qui te manque ?
• Qu’attends-tu de moi ?
• Qu’est-ce qui te donne de l’énergie dans ton job ?
• Qu’est-ce qui est difficile ?
• Qu’est-ce qui te dérange ?
• Comment se passe la collaboration avec l’équipe ?
• Comment se passe la relation avec les clients ?
• Si tu pouvais changer quelque chose, ce serait quoi ?
• Que ferais-tu si tu étais à ma place ?
• …

Il est fort probable que des éléments de la vie privée émergent. Certains managers estiment que cela n’a pas lieu d’être ou que cela ne les regarde pas :

« Au bureau c’est le travail, le privé c’est à la maison ».

Robert Lemanager

Personnellement, je suis convaincu qu’il s’agit là d’une très grosse erreur : les problèmes privés s’invitent au boulot comme les problèmes du boulot perturbent la vie privée. Il faut donc au moins écouter et comprendre l’impact de ce qui est vécu en dehors du boulot et en tenir compte.

Prenez des notes. Elles vous aideront de semaine en semaine à poser vos questions, à mettre en évidence la progression, à coacher votre collaborateur. Ces notes seront également précieuses lors de votre entretien annuel.

Les pièges à éviter

Pour vous assurer que vos « One to One » soient productifs, il y a quelques pièges à éviter :

• Utiliser le « One to One » pour régler des problèmes opérationnels : il s’agit de parler du vécu et des besoins du collaborateur, pas des projets.
• Parler trop, ne pas écouter assez.
• Dépasser le temps prévu (20 ou 30 minutes). S’il y encore des choses à dire, vous vous reverrez lors du prochain « One to One »… Et si tout est dit après 15 minutes, pas de problèmes, c’est que tout va bien (ou que vous n’avez pas encore tout à fait réussi à instaurer un climat de confiance. Cela viendra…).
• Être impatients, attendre des résultats immédiats après la mise en place des « One to One ». Les collaborateurs doivent l’apprivoiser (1 à 2 mois pour obtenir les premiers résultats), laisser leur le temps.
• Le manque d’écoute. Rien de pire pour rompre la confiance que de ne pas écouter celui qui vous parle, de décrocher votre téléphone, de vous laisser interrompre par une autre personne.
• Ne pas les programmer pour toute l’année, les faire au gré du temps.
• Ne pas prendre de notes. Les notes permettent un suivi et sont la meilleure préparation pour le bilan annuel. Prendre sur papier si possible.
• Faire un ordre du jour… Il ne faut pas d’ordre du jour. Eventuellement une idée dans le carnet des « One to One ».
• Faire moins de « One to One » avec les personnes plus éloignées ou avec lesquelles vous accrochez moins. Dites-vous que si vous avez des difficultés avec quelqu’un, cette personne en a aussi avec vous. Plus vous en avez, plus les « One to One » sont importants.
• Baisser la fréquence.
• …

Ce temps précieux que vous consacrez à chacun de vos collaborateurs individuellement est perçu par eux comme une profonde marque de reconnaissance et d’appréciation :

« Si mon boss passe du temps chaque semaine avec moi et qu’il m’écoute comme il le fait, c’est que je suis important pour lui, qu’il compte sur moi. »

Albert Leënmoinsun

Il impactera profondément leur attitude, fera grandir leur estime de soi et renforcera leur loyauté.

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Que votre journée soit belle,

Pierre

Sources

Bernd Geropp :

• The Basics of 1 on 1 Meetings (vidéo, anglais, 8min)
• 1 on1 meetings! what matters most (vidéo, anglais, 11min)

Photos: Krakenimages, Rob Kozel, Brett Jordan.